U weet eigenlijk wel dat een business software pakket uw bedrijf optimaler kan laten functioneren. Maar hoe starten we dan? Waar moeten we op letten om het succesvol te laten verlopen? In deze blog krijgt u 6 tips van een ervaringsdeskundige!er.
1) Bezint eer ge begint
Neem de tijd om binnen uw bedrijf de data op orde te krijgen. Screen goed wat wel en niet kan. Bekijk uw processen en besluitvorming en zorg daarmee voor kwalitatief goede data. U begint dan met een schone lei waar u achter staat.
2) It wasn’t me
Oké, uw data is netjes op orde. Maar hoe zorgt u ervoor dat het zo blijft? Bepaal wie verantwoordelijk is voor het beheer van de parameters in het systeem. Houd ook toezicht hierop, zorg dat collega’s elkaar erop aanspreken en doe steekproeven. Zo zorgt u ervoor dat het systeem ook in de toekomst goed blijft lopen.
3) Betrek het hele bedrijf
Elke afdeling heeft specifieke kennis in huis. Maak elke afdeling verantwoordelijk voor de inrichting van hun eigen onderdeel in het systeem. Laat sales bijvoorbeeld de vragen die de klant invult bekijken zodat ze gemakkelijk kunnen aansluiten met hun antwoorden. Laboratorium medewerkers beheersen de mogelijkheden die er zijn met lak en de logistieke support afdeling is verantwoordelijk voor de materialen. Dit zijn ze binnen en buiten het systeem. Zo zet je de kennis optimaal in en is iedereen betrokken.
4) Stutten
Zorg voor draagvlak bij uw personeel. U kunt als management bedenken dat een systeem nodig is, maar zonder medewerking van uw personeel bent u nergens. Maar hoe creëert u draagvlak? Euramax deed dit door personeel mee te laten denken in het hele proces, zowel inhoudelijk als bij het implementatie proces. Ze vroegen continu “sta je er nog achter?”, “zie je de vooruitgang”. En wellicht een open deur, maar speel ook in op de feedback, stuur bij waar mogelijk.
5) Leg het vast
We kennen het allemaal, u weet dat het verstandig is om procedures vast te leggen, maar prioriteit heeft dit eigenlijk nooit. Neem deze tip toch even serieus. Verloop van personeel vormt een risico bij het implementatieproces. Cruciale kennis kan verloren gaan en het kost veel tijd om nieuwe medewerkers belangrijke zaken uit te leggen. Voorkom extra tijdsinvestering door op tijd te beginnen aan het vastleggen van procedures.
6) De tijd vliegt
Software implementeren in uw bedrijf is zeer de moeite waard, maar moet niet worden onderschat. Het implementeren van de software kost veel tijd. Ook ervoor zorgen dat het stabiel blijft draaien vraagt de nodige aandacht. Houd hier van tevoren rekening mee en plan genoeg tijd in.
Over de schrijver van dit blog
Deze blog is geschreven door Peter Weijers van Euramax. Zij wonnen in 2016 de Business Software Award voor de beste implementatie van een software product binnen de organisatie. Peter Wijers, ICT Project Manager / Business Data Scientist bij Euramax heeft dit traject begeleid en heeft voor u zeer nuttige tips. Deze blog is geïnspireerd op een project om productconfiguratie software te implementeren, maar deze tips zijn zeker ook nuttig als u andere software implementeert.